Как оформить сотрудника в штат

Как принять работника в компанию, какие документы нужны и что важно учесть в трудовом договоре

Акбота Хасенова

Акбота Хасенова

автор

Ирина Дубчак

Ирина Дубчак

редактор

Как оформить сотрудника в штат

Чем больше оборотов набирает бизнес, тем больше людей требуется для поддержания рабочих процессов. Чтобы сотрудники работали в компании законно, нужно официально зачислить их в штат. Самой сложной частью этой процедуры является поиск и собеседование подходящего специалиста, а о формальной стороне найма мы расскажем в этой статье.

Порядок приема на работу

Стандартный порядок оформления сотрудника выглядит так:

  • прием заявления о трудоустройстве;
  • запрос личных документов;
  • заключение трудового договора;
  • заключение договора о материальной ответственности (если входит в обязанности);
  • подписание приказа о приеме на работу;
  • выдача должностной инструкции.

Список документов сотрудника

Документы нужны для заключения трудового договора.

  1. для граждан РК — удостоверение личности;
    для не достигших 16 лет — свидетельство о рождении;
    для иностранцев — паспорт и ИИН.
  2. дипломы, свидетельства и сертификаты об образовании, квалификации, профессиональной подготовке;
  3. трудовая книжка, рекомендательные письма (если есть стаж);
  4. военный билет или удостоверение о приписке к призывному участку (для военнообязанных);
  5. справка о прохождении медосмотра или санитарная книжка (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование);
  6. адресная справка;
  7. справка об отсутствии судимости (для работы в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с несовершеннолетними).

Заявление о приеме на работу

Это документ, в котором будущий сотрудник просит работодателя нанять его на должность. Заявление пишется на имя руководителя компании. В нем указываются полное имя сотрудника, должность, дата начала работы, дата заявления и подпись сотрудника. Заявление пишется в произвольной форме.

Трудовой договор

Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, в котором прописываются права и обязанности обеих сторон, размер заработной платы, трудовой распорядок, график отпуска и другие условия работы.

Где заключить трудовой договор

  • онлайн — на «Электронной бирже труда» с помощью ЭЦП работника и работодателя;
  • на бумажном носителе — вместе с сотрудником, но после его нужно зарегистрировать в Единой системе учета трудовых договоров на enbek.kz и заверить ЭЦП работодателя.

Что должно быть в договоре

Трудовой договор отличается от других видов договоров тем, что в нем для работника прописываются:

  • трудовые обязанности;
  • трудовой распорядок;
  • заработная плата.

Беременные, несовершеннолетние, люди с детьми в возрасте до 3 лет и лица с инвалидностью имеют право заключать трудовой договор и устраиваться на работу. Все запреты и ограничения прописаны в Трудовом кодексе.

Обязательные пункты трудового договора

  • реквизиты работодателя:
    • для ИП — ФИО работодателя, адрес, номер и дата выдачи удостоверения личности или паспорта, ИИН;
    • для ТОО — наименование компании, адрес, номер и дата документа о госрегистрации, БИН;
  • реквизиты работника: ФИО, адрес, номер и дата выдачи удостоверения личности или паспорта, ИИН;
  • должность;
  • место работы;
  • срок договора;
  • дата начала работы;
  • рабочий график и время отдыха;
  • условия оплаты труда;
  • условия труда (для работников во вредных и опасных условиях — гарантии и льготы);
  • права и обязанности работника;
  • права и обязанности работодателя;
  • порядок изменения и расторжения договора;
  • порядок выплат гарантий и компенсаций сотруднику;
  • условия страхования сотрудника;
  • ответственность работника и работодателя;
  • дата и номер договора.

Любые изменения этих пунктов, например, изменение адреса, размера заработной платы или графика работы, должны вноситься в трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения. Документ подписывается обеими сторонами и скрепляется печатью организации. Один экземпляр договора должен оставаться у работодателя, а второй — вручается работнику.

Договор о материальной ответственности

Если сотрудник принимается на должность, на которой ему передается имущество, ценности или деньги, то стоит заключить договор о полной материальной ответственности.

Материальная ответственность — это обязанность сотрудника возместить работодателю ущерб, нанесенный его имуществу, изделиям, финансам и другим ценностям, если таковой возник во время выполнения его должностных обязанностей.

Договор о материальной ответственности заключается с сотрудниками, чья работа связана с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, применением и другим использованием переданного ему имущества. В нем прописываются обязанности сторон, ответственность работника, а также реквизиты и подписи сотрудника и работодателя.

Приказ о приеме на работу

Приказ — это официальный документ, который подтверждает прием сотрудника на работу. Приказ издает руководитель компании. В нем должны быть данные из трудового договора:

  • ФИО работника;
  • структурное подразделение, куда принят сотрудник;
  • должность сотрудника;
  • дата начала работы;
  • оклад и другие условия оплаты труда;
  • длительность испытательного срока (если таковой потребуется).

Должностная инструкция

Этот документ нужен для того, чтобы подробно описать все обязанности сотрудника. Он помогает при разрешении споров и разногласий по поводу обязанностей персонала в суде, при аттестации сотрудников, при увольнении во время испытательного срока или при сокращении штата. Это не обязательный документ, поэтому не все работодатели составляют должностную инструкцию.

Налоги и выплаты за сотрудника

Количество сотрудников в штате и налоги, уплачиваемые за них, зависят от режима налогообложения компании.

Для ИП:

  • на общеустановленном режиме — до 250 человек;
  • на упрощенке — до 30 человек, включая владельца ИП;
  • на патенте — нет сотрудников.

Для ТОО:

  • на упрощенке — до 30 человек;
  • с применением фиксированного вычета — до 50 человек.

Какие налоги и выплаты уплачиваются за сотрудника

Соцплатежи за работников рассчитываются из суммы зарплаты.

Что платить за работников:

  • ОПВ — обязательные пенсионные взносы;
  • СО — социальные отчисления;
  • ООСМС — отчисления на обязательное медицинское страхование;
  • ВОСМС — взносы на обязательное медицинское страхование;
  • ИПН с доходов работника;
  • социальный налог.

Сколько налогов нужно платить с зарплаты

Формулы для расчета социальных платежей с оклада работника в 200 000 тенге.

За счет работника

ОПВ — зарплата х 10%
200 000 х 10% = 20 000 тенге

ИПН с доходов работника — (зарплата - ОПВ - 14 МРП) х 10%
(200 000 - 20 000 - 48 300) х 10% = 13 170 тенге

ВОСМС — 5% от 1,4 МЗП
98 000 х 5% = 4 900 тенге

За счет работодателя

ООСМС — зарплата х 3%
200 000 х 3% = 6 000 тенге

СО — (зарплата - ОПВ) х 3,5%
(200 000 - 20 000) х 3,5% = 6 300 тенге

Социальный налог — за работника 1 МРП (3 450 тенге), за себя 2 МРП (6 900 тенге)

При фактическом окладе работника в 200 000 тенге, на руки он будет получать 161 930 тенге. А работодателю нужно будет заплатить еще 15 750 тенге.

Какую отчетность сдавать по налогам с зарплаты: Декларация по ИПН и СН ФНО 200.00 — каждый квартал, до 15 мая, 15 августа, 15 ноября отчетного года и 15 февраля следующего года.

Когда оплачивать налоги с зарплаты: каждый месяц, до 25 числа следующего месяца. Например, за октябрь — до 25 ноября, за ноябрь — до 25 декабря, и так далее.